Quando a nossa caixa de correio fica abarrotada de mensagens, significa que estamos nos transformando em Internauta.  As mensagens diarias são muitas, o que torna difícil manter uma organização de tudo o que chega na caixa postal. O ideal seria que houvesse algum mecanismo que mandasse e-mails recebidos para pastas específicas ou apagasse aqueles vindos de destinatários suspeitos ou indesejáveis.

Existe essa possibilidade: no Outlook Express 5 chama-se "regras de mensagens" e facilita bastante o trabalho de seleção e organização dos e-mails recebidos.

Uma regra de email é um conjunto de instruções que submetem as mensagens novas a ações pré-selecionados pelo usuário. Estas instruções são compostas de condições, ações e descrição das ações. A condição é a variável que executa a ação. Por exemplo: mensagens com mais de 30 KB, e-mails com assunto X etc. Já a ação é aquilo que você pretende fazer com os emails novos: jogar no lixo, mover para a pasta Y, não baixar do servidor etc. Descrição é a parte final da regra. É com ela que os detalhes das condições e das ações são especificados.

Criando uma regra de email

Abra o Outlook Express 5 e vá no menu Ferramentas >> Regras para mensagens >> Correio. Surge uma janela para adição de regras de filtro.

O primeiro passo é selecionar a condição da mensagem. Entre as opções estão: remetente, e-mail do remetente, assunto, corpo da mensagem, campo de cópia etc. Escolha uma ou mais condições, clicando nos checkboxes ao lado de cada uma delas. Por exemplo, se você quiser uma regra que se aplique a todas as mensagens vindas de fulano@provedor.com.br, clique no campo Quando a linha De contiver pessoas.

Logo a seguir, selecione a ação. Ela pode ser algo desde excluir uma mensagem até mandar uma auto-resposta, segundo as condições estabelecidas previamente. Escolha uma ou mais ações, através do mesmo procedimento executado para a condição da mensagem. Note que, agora, o campo número 3 está com algumas palavras sublinhadas em azul: são descrições que precisam ser preenchidas para que a regra possa ser criada. Geralmente, elas pedem para que você indique para quais pastas as mensagens serão movidas, ou palavras que devem ser checadas pela regra quando uma mensagem nova chegar.

Clique em alguma palavra sublinhada em azul. Uma janela se abrirá para que as palavras chaves da condição sejam digitadas. No exemplo, escolhemos Quando a Linha De contiver pessoas. Clicando nessa seleção, abre-se uma janela onde é possível digitar o nome de alguém ou um endereço de e-mail. Clique em Adicionar. Quando as condições forem relativas a endereços eletrônicos, sempre haverá um botão Catálogo de Endereços, que leva para sua "agenda" (onde ficam listados os e-mails de destinatários do usuário).

Ainda nessa tela há o botão Opções. Clicando nele, você pode escolher o lado inverso da regra. No nosso caso, queremos que a regra se aplique a todos os remetentes, exceto fulano@provedor.com.br. Se quiséssemos mover todas as mensagens que não viessem daquele e-mail, poderíamos fazê-lo nessa caixa.

Clique em OK para voltar à tela anterior e mais uma vez em OK para regressar à primeira tela. Agora, no nosso exemplo, clique em Mover para a pasta especificada. Quando a regra diz respeito a mover, tudo o que você deve fazer é selecionar para qual pasta deverão ser automaticamente encaminhadas as mensagens que chegarem à sua caixa postal, segundo as condições pré-estabelecidas. Se quiser selecionar uma pasta que não existe na sua caixa postal, poderá criá-la através do botão Nova Pasta. Se a pasta já existe, clique na correspondente para selecioná-la e por fim em OK. Note agora que ao as palavras que estavam sublinhadas anteriormente foram mudadas segundo suas seleções. Isso indica que a regra está corretamente preenchida. Para terminar, digite um nome para a regra no campo 4 e clique em OK.

O Outlook Express permite que sejam criadas regras para correio ou grupos de notícias (newsgroups). Para remover uma regra de mensagem, basta clicar no checkbox correspondente e em seguida clicar no botão Remover. Para alterar, selecione o filtro e clique no botão Modificar.

Na última guia, Remetentes Bloqueados, é possível bloquear o recebimento de mensagens de remetentes selecionados. Clique no botão Adicionar e digite o e-mail da pessoa, por exemplo, ciclano@provedor.com.br, e escolha o que será bloqueado: e-mails pessoais, grupos de notícias ou ambos. Para excluir um remetente bloqueado, ou seja, voltar a receber mensagens enviadas por ele, basta selecionar o e-mail e clicar no botão Remover.

Inclua quantas regras forem necessárias para administrar melhor a sua caixa postal. Depois de criada uma regra, toda vez que você for pegar seus e-mails o programa analisará se alguma se enquadra nas que foram criadas. Se não se enquadrar, a mensagem será colocada na Caixa de Entrada.